SISTEMAS DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
- Preparar una lista de chequeo.
- Elaborar informes.
- Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
- Diseñar formularios para todas las operaciones.
- Diseñar reportes
- Preparar los libros. Balance inicial
Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema.
Objetivos.
- Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.
- Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
- Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.
Control Interno del Efectivo.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:
- Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.
- La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al area de caja.
3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
- El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
- Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
- Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
- Que estos documentos esten bajo la reponsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobrosy créditos.
Las remesas recibidas por correo se le encomiendad a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
. Caja chica
. Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.
Entre las medidas de control están:
- Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
- Que estos volantes esten numerados
- Manejados por una sola persona
- La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.
- Depositar el dinero de la caja general
- Todo deposito debe tener anexo los recibos de caja.
Control Interno de las Ventas.
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidad por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborarsele una factura. Al realizarse el pago el cajero debera elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almaces despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los terminos de pago - al contado o crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficiente para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envie mercancias, según terminos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.
Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
- Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
- Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
- Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
Clasificación y Control de los Activos Fijos.
Los activos fijos estan formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.
Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles
Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo:
Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
Los activos estan sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.
La depreciación puede realizarse por tres métodos:
Línea recta, Unidades producidad, Horas trabajadas.
Entre las medidad de control tenemos:
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogeneos y describiendolos.
- Poseer una relación detallada y actualizada
- Ubicarlos para efecturar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
- Hacer chequeo periódico de los mismos.
- Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.
- Hacer conteos físicos periódicamente.
- Confrontar los inventarios físicos con los registros contables .
- Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos .
- Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
- Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
- Hacer verificaciones al azar para comparar con los libro contables.
Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.
Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:
Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.
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